経理や総務の現場では、届いた請求書に「受領」、稟議書に「承認」、納品書に「検収」といったハンコを日付と一緒に押す作業が日常的に発生します。このときに使われているのが**データ印（日付印）**と呼ばれる、日付が回転式で切り替わるゴム印です。
書類がPDFで届くようになっても、この工程だけは紙に戻っているという職場は少なくありません。PDFを印刷し、データ印を押し、スキャンし直してファイルサーバーへ保存する——という往復です。
この記事では、データ印そのものの構造と実務上の作法を整理したうえで、同じ役割を果たす電子データ印をブラウザだけで作る手順を紹介します。
1. データ印の3段構造が意味するもの
データ印は円形で、内側が2本の横線によって3つの段に区切られています。この構造にはそれぞれ意味があります。
| 段 | 入る内容 | 役割 |
|---|---|---|
| 上段 | 受領・承認・検収・確認 など | 何のための押印か（処理の種類） |
| 中段 | 日付 | いつ処理したか |
| 下段 | 部署名・氏名 | 誰が処理したか |
氏名だけの認印が「誰が」しか示さないのに対し、データ印は3つの情報を1回の押印でまとめて記録できるのが最大の利点です。書類が後から監査対象になったとき、「9月6日に経理の担当者が受領した」という事実が印影だけで追えます。
TIP
上段の文言は部署の業務フローに合わせて決めます。同じ「受け取った」でも、取引先からの書類なら「受領」、社内の提出物なら「確認」、検品を伴うなら「検収」と使い分けると、後から書類を分類しやすくなります。
2. 上段に入れる文言の選び方
実務でよく使われる文言と、その使いどころを整理します。
- 受領 — 請求書・納品書など、社外から届いた書類を受け取ったとき
- 検収 — 納品物の内容を確認し、問題がないと判断したとき（支払いの起点になる重要な区切り）
- 承認 — 稟議書・申請書などに決裁権者が同意したとき
- 確認 — 内容に目を通した記録を残すとき（承認より軽い意味合い）
- 済 — 処理が完了したことを示す汎用の表記
- 入金確認 — 経理が入金の事実を照合したとき
「受領」と「検収」は似ていますが、受領は受け取っただけ、検収は中身を確認して合格と判断したという決定的な違いがあります。支払期日の起算点が検収日になっている契約では、この2つを混同すると支払いトラブルにつながります。
3. 日付の書き方と、遡って押してはいけない理由
中段の日付は、西暦（2026.9.6）でも和暦（令和8.9.6）でも構いません。重要なのは部署内で表記を統一することです。会計システムが西暦で動いているなら西暦に揃えたほうが、後で突き合わせるときの手間が減ります。
そして、データ印を使ううえで最も大切な原則があります。
日付を実際の処理日より前に戻して押してはいけません。
データ印の日付は「その日に処理した」という記録そのものです。処理が数日遅れたからといって書類上の日付を遡らせると、監査や税務調査の場面で書類全体の信頼性が揺らぎます。悪意がなくても、外形的には改ざんと区別がつきません。処理が遅れた場合は、遅れた日付をそのまま押すのが正しい対応です。
4. 色で処理状況を見分ける運用
データ印の色に法的な決まりはありません。そのため実務では、色そのものを情報として使う運用が広く行われています。
- 朱色 — 取引先へ渡す書類、正式な受領印
- 青色 — 社内の処理済みを示す印、経理内部の確認印
- 黒色 — 記録用・控え用として、原本と区別したいとき
色が分かれていると、書類の束を眺めるだけで「これは社内処理まで終わっている」「これはまだ取引先へ返していない」といった状態が一目で判断できます。紙の枚数が多い部署ほど効果の大きい工夫です。
5. 電子データ印を作ってPDFに押す
ここまでの内容をそのまま電子化できます。当サイトの電子印鑑メーカーで印鑑の種類を「日付印」に切り替えると、データ印と同じ3段構造の印影が作れます。
- 上段に用途の文言を入力します（受領・承認・検収など）。
- 日付はカレンダーから選びます。初期値は今日の日付が入っています。
- 下段に部署名または氏名を入力します。
- 書体を選びます。データ印は読めることが役割なので、ゴシック体や明朝体のように可読性の高い書体が向いています。
- 文字サイズと枠線の太さを調整し、色を選んで保存します。
保存されるのは背景が透明な透過PNGです。PDFに貼り付けるときは、Adobe Acrobatの「スタンプ」機能にカスタム画像として登録しておくと、次回以降はワンクリックで押せるようになります。日付だけを変えたい場合は、ツール側で日付を切り替えて新しい画像を書き出してください。
入力した文言や氏名は端末内のブラウザだけで処理され、サーバーへ送信されることはありません。
電子印鑑メーカー（日付印対応）
上段の文言・日付・下段の氏名を入力するだけで、データ印と同じ3段構造の印影を作成。書体・文字サイズ・枠の太さ・色を調整して透過PNGで保存できます。
6. 紙のデータ印と併用するときの注意
電子データ印を導入しても、しばらくは紙の運用と並走することになります。このとき気をつけたいのが同じ書類に二重で押さないことです。
紙で受領印を押した書類をスキャンし、さらに電子データ印を重ねて押してしまうと、日付が2つ並んで処理日がどちらか分からなくなります。書類の入口で「この書類は紙で処理する／PDFで処理する」を決め、押印もどちらか一方に寄せるルールにしておくと混乱を防げます。
また、電子データ印の画像ファイルは共有フォルダに置かず、必要な担当者だけがアクセスできる場所に保管してください。氏名入りの印影画像は、そのまま他の書類に流用できてしまうためです。
まとめ
- データ印は上段＝処理の種類・中段＝日付・下段＝担当者の3段構造で、1回の押印で3つの情報を記録します。
- 「受領」と「検収」は意味が異なります。支払いの起算点になる場面では特に区別してください。
- 日付を実際の処理日より前に遡らせないことが、書類の信頼性を守る大原則です。
- 色を用途別に分けると、書類の処理状況が束のまま判別できるようになります。
印刷してハンコを押してスキャンし直す往復をやめるだけで、経理まわりの処理は目に見えて軽くなります。