メールが主流になった今も、官公庁や医療機関、建設業などではFAXが現役です。
そして送るときに必ず添えるのが「送付状（送信票）」。書式は決まっていませんが、載せるべき項目はほぼ固まっています。
この記事では、FAX送付状の必須項目と並び順、そして送信前後に確認すべきことを整理します。
INFO
結論： 送付状の役割は「誰が・誰に・何枚送ったか」を1枚で示すことです。装飾より、この3点が抜けないことのほうが重要です。
1. 送付状に必要な項目
上から順に、次の並びが一般的です。
| 順番 | 項目 | 内容 |
|---|---|---|
| 1 | 送信日 | 送る当日の日付 |
| 2 | 宛先 | 会社名・部署名・役職・氏名 |
| 3 | 宛先のFAX番号 | 誤送信防止のため明記 |
| 4 | 差出人情報 | 会社名・部署・氏名・電話・FAX |
| 5 | 件名 | 何の文書かを一言で |
| 6 | 送付枚数 | 数え方を明記 |
| 7 | 本文（挨拶） | 簡潔な前置き |
| 8 | 通信欄 | 補足事項があれば |
2. 宛名の敬称を間違えない
FAX送付状でとくに指摘されやすいのが敬称です。
| 宛先 | 正しい敬称 |
|---|---|
| 会社・部署宛 | 御中 |
| 個人宛 | 様 |
| 医師・弁護士など | 先生 |
WARNING
「株式会社〇〇 御中 営業部 田中様」のように御中と様を重ねるのは誤りです。個人名まで書く場合は「株式会社〇〇 営業部 田中様」とします。
3. 枚数の書き方でつまずかない
意外と迷うのが「送付状も枚数に入れるのか」です。
どちらの流儀もあります。大切なのはどちらで数えたか書き添えることです。
- 「送付枚数：3枚（本状を含む）」
- 「送付枚数：2枚（本状を除く）」
受信側は届いた紙を数えて照合するため、この一言があるだけで確認が正確になります。
4. 本文は簡潔に
送付状の本文は、長く書く必要はありません。定型で十分です。
“平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 下記の書類をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
頭語・結語（拝啓／敬具）は、付けても省いても構いません。付ける場合は必ず対応させます。
| 頭語 | 結語 |
|---|---|
| 拝啓 | 敬具 |
| 謹啓 | 謹白 |
| 前略 | 草々 |
TIP
「前略」は挨拶を省く意味なので、そのあとに時候の挨拶を書くのは矛盾します。急ぎの連絡以外では「拝啓」が無難です。
5. 送付状を作る
毎回ゼロから作るのは手間なので、必要項目を埋めるだけで印刷できる形にしておくと楽です。
FAX送付状 作成ツール
宛先・差出人・件名・枚数を入力するだけで、そのまま印刷できる送付状が作れます。PDFとして保存することも可能です。
6. 送信前チェックリスト
FAXは送ってしまうと取り消せません。送信ボタンを押す前に確認してください。
- FAX番号を2回確認したか（1桁違いは誤送信に直結します）
- 宛名の会社名・氏名の漢字は正しいか
- 枚数は実際の枚数と一致しているか
- 原稿の向き・裏表は正しいか
- 機密文書の場合、受信者が席にいる時間帯か
WARNING
FAXは受信側で誰でも取れる場所に出力されることがあります。個人情報や機密を含む文書は、事前に電話を一本入れてから送るのが安全です。
7. 送信後にすること
送信後は、送信結果レポートを必ず確認します。「OK」「正常終了」と出ていれば通信は成功しています。
重要な文書の場合は、電話やメールで到着確認を取ると確実です。
8. 請求書を送るときは
FAXで請求書を送る場面も多くあります。請求書自体もあわせて作成できると、一連の作業が短縮できます。
請求書作成ツール
明細を入力するだけで請求書を作成し、印刷・PDF出力ができます。インボイス登録番号や消費税の記載にも対応しています。
まとめ
- 送付状の役割は「誰が・誰に・何枚」を1枚で示すこと
- 御中と様は重ねない
- 枚数は「本状を含む／除く」を必ず明記する
- 頭語と結語は対応させる。省略しても失礼ではない
- FAX番号は2回確認する。送信後は取り消せない
- 送信結果レポートで通信の成否を確認する
形式より、確認の手順を習慣にすることが誤送信を防ぎます。